O livro de ocorrências do condomínio é uma ferramenta importante para a organização e comunicação dos condôminos, moradores e administradores do espaço condominial.
Ele funciona como uma espécie de registro geral dos acontecimentos do condomínio, que pode ser de várias naturezas e não se limita apenas a um tipo de ocorrência.
Apesar de não ser um item obrigatório no condomínio, o livro de ocorrências desempenha um papel fundamental na construção de um espaço condominial muito mais tranquilo, harmônico, e que oferece bem-estar a todos os que estão ali no ambiente.
Sendo mais uma maneira de promover o diálogo e o compartilhamento de ideias e informações úteis no condomínio, o livro de ocorrências traz uma série de vantagens com o seu uso.
Porém, devem ser seguidas algumas orientações para o seu preenchimento, bem como regras de uso – que é, justamente, o que iremos abordar aqui!
A Nextin, a melhor ajudante do síndico na gestão condominial, preparou um guia completo sobre o livro de ocorrências do condomínio, com todas as informações que você precisa saber sobre esse assunto.
Acompanhe até o final e boa leitura!
O que é o livro de ocorrências do condomínio?
O livro de ocorrências do condomínio é um registro, aberto para preenchimento para moradores, condôminos e prestadores de serviço do local, para receber todas as informações acerca de tudo o que acontece ali no espaço do condomínio.
Ele é voltado, principalmente, a questões disciplinares, divulgando tudo o que ocorre ali no ambiente condominial, sendo democrático o suficiente para contar com a participação de todos.
Qual o objetivo do livro de ocorrência?
Funcionando como um importante meio de comunicação e compartilhamento de ideias e acontecimentos, o livro de ocorrências do condomínio abrange questões como:
- ajustes na unidade;
- fazer reclamações;
- apresentação de sugestões;
- manutenções em qualquer nível;
- reparos no ambiente condominial;
- registro e mediação de conflitos entre condôminos;
- entre outros e variados tópicos.
Sendo um método bastante eficaz, o livro de ocorrências acaba sendo uma excelente opção na gestão condominial, além de servir como apoio jurídico em casos de multas ou possíveis ações dentro das considerações da Lei.
O uso do livro de ocorrência é obrigatório no condomínio?

Foto: Shutterstock
Não, o livro de ocorrências não é obrigatório para nenhum tipo de espaço condominial.
Atualmente, não existe nenhum tipo de lei que defina qualquer tipo de obrigatoriedade quanto ao uso deste caderno de anotações no condomínio.
Porém, a presença dele nos condomínios é muitíssimo comum – mesmo nos dias de hoje, com cada vez mais recursos tecnológicos substituindo a caneta e o papel.
No entanto, a funcionalidade do livro de ocorrências fica a critério do síndico do espaço: se ele perceber que o livro atrapalha mais do que ajuda, vale a convocação de uma assembleia para decidir pelo descontinuidade do item.
Prós e contras do uso de livro de ocorrências em condomínio
Como em qualquer tipo de implementação na gestão condominial, o livro de ocorrências conta com algumas vantagens e desvantagens em seu uso.
Cabe, então, ao síndico, analisar com calma todos esses prós e contras antes de decidir pela adoção desse recurso, de acordo com as demandas de cada ambiente condominial.
Confira abaixo:
Vantagens
Entre as principais vantagens do livro de ocorrências do condomínio, podemos destacar:
- excelente canal de comunicação;
- publicidade e transparência na gestão;
- prova judicial importante em casos de ações no âmbito jurídico;
- acesso livre para todos os condôminos, moradores e prestadores de serviços;
- subsídio para a aplicação de multas, análise de ocorrências e demais assuntos pertinentes ao condomínio.
Desvantagens
No entanto, olhando por outra perspectiva, podemos citar como desvantagens do livro de ocorrências do condomínio:
- demanda uma gestão que deve ser acompanhada de perto;
- a publicidade nele pode alcançar níveis de invasão de privacidade, se não for bem gerida;
- abre espaço para abuso da democratização do item, que pode receber as mais diversas reclamações.
Por que é importante ter livro de ocorrências no condomínio?
Um livro de ocorrências no espaço condominial só destaca a importância da comunicação no condomínio.
Graças a esse importante item, todos os moradores e prestadores de serviços, bem como a gestão condominial responsável, ficam por dentro de tudo que acontece no ambiente, inclusive em momentos em que o síndico precisa se ausentar do local.
Ainda, ele é uma ótima influência na participação dos moradores em melhorias no local, fazendo do desejo por um condomínio mais harmonioso e organizado um sentimento comum na rotina de todos.
O que diz o Código Civil sobre o livro de ocorrências do condomínio?
Apesar de não estar previsto em Lei a obrigatoriedade ou a total exclusão do livro de ocorrências, a interpretação do Código Civil oferece a possibilidade de reconhecimento da importância desse item para o convívio e o cotidiano no condomínio.
O artigo 1.348 é o responsável por listar as obrigações do síndico, trazendo exemplos de atribuições que podem ser melhor desempenhadas com o auxílio do livro de ocorrências do condomínio.
Quem tem direito de saber quem reclamou no condomínio?
Foto: Pexels
O condômino tem o total direito de saber quem registrou algum tipo de reclamação no condomínio, independentemente da natureza dessa ocorrência.
Porém, é altamente recomendável que se mantenha o anonimato com relação a essas questões, justamente para garantir a harmonia e a boa convivência no ambiente condominial.
Como fazer uma ocorrência no livro do condomínio? O que escrever e como preencher?
A utilização do livro de ocorrências do condomínio só pode ser, de fato, aproveitada e eficaz se for desempenhada de forma correta.
Logo, a utilização do caderno de ocorrências e o conhecimento de como relatar questões dele, devem ser bem explicados aos condôminos, moradores e prestadores de serviço, no momento em que o item for adotado e conforme novas pessoas forem chegando para fazer parte do ambiente condominial.
Para saber como preencher livro de ocorrência do condomínio, atente-se para algumas normas de utilização que podem ser muito úteis:
- apontar problemas e não criticar as pessoas;
- não fazer uso de ironias ou figuras de linguagem;
- sempre buscar fazer registros de forma clara e objetiva;
- evitar quaisquer tipos de difamações, injúrias ou calúnias;
- trazer comentários que sejam verdadeiramente construtivos para o espaço;
- esperar pelo tempo da gestão condominial de apurar a ocorrência e tomar as providências cabíveis.
Lembrando que, no livro de ocorrências do condomínio, a pessoa que registra uma anotação deve se identificar: logo, o anonimato aqui é vedado.
Formatos mais comuns de livro de ocorrências do condomínio
Foto: Pexels
Com a modernização atuando fortemente nas ferramentas usadas para uma melhor gestão condominial, a forma como se apresenta o livro de ocorrências do condomínio mudou, acompanhando esses avanços.
Logo, ele não está mais limitado somente ao seu formato de papel e caneta – e vamos apresentar, logo abaixo, os formatos mais comuns de livros de ocorrências do condomínio; confira:
Livro enumerado
Com folhas destacáveis e que recebem uma numeração, o livro enumerado se assemelha a uma caixa de sugestões.
Isso porque, quando uma anotação é feita nesse tipo de livro, ela é destacada pela própria pessoa que a registra e depositada em uma caixa, que pode ficar na portaria e ou em outro local pré-definido pela gestão e moradores.
Só o síndico terá a chave que libera o acesso a essa caixa, e ao conteúdo de ocorrências nela.
E-mail do síndico
Uma forma mais moderna de registrar ocorrências, o e-mail do síndico responsável pela gestão é uma outra forma de desempenhar um livro de ocorrências do condomínio.
Essa é uma modalidade muito indicada para prédios menores, onde a comunicação não conta com uma alta demanda, e o síndico pode acompanhar as mensagens por meio deste correio eletrônico.
WhatsApp do síndico
Trazendo um pouco mais de impessoalidade para a comunicação, se o síndico estiver de acordo, o livro de ocorrências pode ser por meio de mensagens de texto em aplicativos de mensagens instantâneas como o WhatsApp.
Também é uma opção indicada para prédios menores, que demandam um fluxo menor de mensagens e não sobrecarregam o síndico.
Fichas avulsas
As fichas avulsas funcionam como páginas do livro de ocorrências, impressas em um padrão para preenchimento de qualquer tipo de sugestão ou reclamação.
Elas se assemelham bastante ao modelo de formulários, e podem ser entregues, depois de preenchidas e identificadas, ao síndico.
Software / Aplicativo do condomínio para registro virtual de ocorrências
A opção mais moderna, e a que tem sido mais considerada nos últimos tempos, um app para registro virtual das ocorrências dentro do condomínio é a forma mais otimizada e simples de registro, tanto para os moradores quanto para o síndico, na hora de acompanhar as solicitações.
Por meio de um software, inclusive, é possível contar com maior adesão e participação dos moradores, condôminos e prestadores de serviços, uma vez que a anotação é muito mais fácil de ser realizada.
O Nextin Home, software líder de gestão condominial, conta com um módulo específico para ocorrências – e que vem mudando a gestão condominial em diversos condomínios no Brasil.
Confira mais sobre essa funcionalidade do Nextin Home no vídeo abaixo:
Livro da portaria: Para que serve o livro de ocorrência de um porteiro?
Servindo para acompanhar e prestar assistência nas demandas do porteiro no seu dia a dia no condomínio, o livro da portaria é uma importante ferramenta de comunicação entre a gestão e o profissional porteiro.
Isso porque o preenchimento dele acompanha a rotina desse profissional, o que permite que a administração acompanhe necessidades de melhorias, recursos e uma série de outras questões que contribuem para o trabalho na portaria e para a segurança do condomínio.
Conclusão
Agora você já tem um guia completo sobre o livro de ocorrências do condomínio!
Seja em seu formato tradicional, em papel e caneta, ou na sua versão mais moderna, por meio de aplicativo, essa é uma importante ferramenta para garantir uma melhor comunicação no ambiente condominial.
Para mais dicas e informações, acesse o blog completo da Nextin, o Nextin Academy, clicando aqui.
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