Ano novo, síndico novo: dicas para novos gestores

Estamos em mais um início de ano, e em alguns condomínios pelo Brasil, esse é o momento ideal para escolher um novo síndico. Essa não é uma tarefa fácil, e requer muita dedicação, responsabilidade e conhecimento, por isso vamos começar 2017 com algumas dicas para quem vai se tornar um gestor condominial para que o ano inteiro seja de conquistas e muitas realizações.
Tudo que é bem planejado tem grandes chances de dar certo, e mesmo que os problemas apareçam, o novo síndico vai saber como contorná-los. Então a primeira dica é o planejamento de ações: faça uma análise da situação do condomínio. Veja se há dinheiro em caixa, confira o nível de inadimplência, os gastos e outras pendências. Assim, você terá uma visão mais clara sobre qual caminho seguir.
Em seguida, aprenda com o que foi feito na gestão anterior, analisando o trabalho do seu antecessor, principalmente em relação à prestação de contas. Você pode identificar falhas e oportunidades para reduzir ou aumentar o valor do condomínio, caso seja necessário. Para ficar por dentro da legislação que rege os condomínios, e principalmente das mudanças que ocorreram nos últimos anos, estude a Lei dos Condomínios e o Regimento Interno do local que você vai gerenciar, assim você se inteira sobre o condomínio e todas as regras internas para ter o respaldo e a orientação sobre qual atitude tomar em cada tipo de situação.
O seu próximo passo pode ser uma conversa com outros moradores para formar uma equipe e, sempre que ocorrer algum problema, você estará seguro e cercado de pessoas de confiança com competências para te ajudar a solucioná-lo. É muito importante, ainda, conquistar a confiança dos moradores através da transparência, principalmente sobre as contas do condomínio, para ganhar credibilidade, e estabelecendo também sempre um horário de trabalho para que seu momento de descanso não seja prejudicado.
Para adotar as medidas mais adequadas e organizar as principais áreas do condomínio, você precisa construir uma gestão prática e otimizada, considerando todas as obrigações legais como prestação de contas, contratação de seguro edificação e realização de obras. Fique atento a tudo:
Transição – Atualize e acompanhe o cadastro do CNPJ (Receita Federal) e a Certificação Digital nos órgãos municipais.
Convenção e o Regimento Interno – Em caso de prédios novos, é necessário criar e aprovar a Convenção e Regimento Interno do condomínio. Esses documentos irão ditar os direitos e deveres dos condôminos.
Documentação – Marque uma reunião com o antigo síndico para receber toda a documentação. Ela deverá ser listada e protocolada posteriormente.
Saldo Bancário – É preciso confirmar o saldo bancário do condomínio. A partir disso, é possível planejar ações futuras.
Vencimento de contratos – O novo síndico precisa conferir o vencimento de todos os contratos preestabelecidos para não haver lacunas em prestação de serviços essenciais para o funcionamento e segurança do condomínio.
Pagamentos em Aberto – Se houver contratos em andamento, é preciso observar se há pagamentos em aberto. Caso haja, é função do novo síndico quitar esses valores.
Inadimplência – Casos de inadimplência são extremamente comuns. O novo síndico precisa se certificar se há algum caso na época de sua posse. Posteriormente essas situações precisam ser solucionadas pelo novo gestor.
Funcionários – Reúna os funcionários dos condomínio, apresente-se e explique como planeja sua gestão. Certifique-se de que todos que trabalham no prédio estão registrados. Isso vale também para os aposentados.
Inspeções – Verifique os prazos de todos os itens do prédio. Extintores, mangueiras de incêndio, para-raios, iluminação de emergência, instalações elétricas e elevadores são apenas alguns dos itens que precisam ser monitorados.
Seguro Predial Obrigatório – Todo edifício é obrigado por lei a ter um seguro contra incêndio, destruição total ou parcial. É função do síndico certificar-se de que o seguro está em dia.
Previsão Orçamentária – É preciso ter transparência e planejamento em uma gestão bem sucedida. A previsão orçamentária é um guia de como será o gasto do condomínio em um período de tempo. Mesmo assim, nada pode ser feito sem aprovação em assembleia.
Uma boa dica é manter contato com o síndico anterior. Ele conhece todos os detalhes do condomínio, desde os condôminos até as possíveis falhas na construção do edifício. Assim, ele te ajudará a gerenciar possíveis crises vivenciadas durante a gestão para que tudo transcorra da melhor maneira possível.