Os síndicos e suas tarefas de final de ano

Mais um final de ano se aproxima, e assim como para todos os profissionais do mercado, os últimos meses trazem consigo muitas tarefas a serem feitas antes de recomeçar tudo outra vez. Com os síndicos não seria diferente, e para fazer com que tudo seja resolvido de forma eficaz para começar o próximo ano com tranquilidade, é preciso estar atento a algumas atribuições, já que a agenda desses gestores inclui o cumprimento de prazos apertados para os primeiros meses de 2017.
Um dos maiores compromissos do síndico é organizar uma assembleia especial para que o orçamento do ano seja aprovado por todos os proprietários e condôminos, com o objetivo de prever os gastos e cobrir os custos operacionais que envolvem o condomínio e o fazem funcionar corretamente. Antes que o ano vigente termine, é fundamental que os síndicos organizem, ainda dentro do orçamento anterior, o pagamento do 13º salário dos funcionários, considerando o dissídio que ocorre em outubro; planeje a emissão das cotas condominiais de janeiro e alerte os moradores para que se programem para o pagamento em função das férias; reúna os documentos necessários para realizar a Declaração de Imposto de Renda e a entrega da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, que controla os registros de FGTS dos funcionários e identifica os que têm direito ao PIS.
Para garantir que a gestão orçamentária esteja sob controle durante o ano todo, é preciso muita dedicação e responsabilidade, destacando que, nos primeiros 3 meses, o gasto do condomínio aumentam consideravelmente, cerca de 15 a 20%, incidindo também sobre a taxa condominial. Se o síndico não se preocupa, por exemplo, com os pagamentos dos funcionários antes de chegar ao final do ano, a taxa pode sofrer aumentos expressivos, o que mostra que planejamento é a palavra-chave para não comprometer os custos para todos e muito menos a segurança do condomínio. O síndico que se planeja já previu os gastos extras no ano anterior e conseguiu, com a aprovação dos moradores, dividir esses custos durante os 12 meses para que não houvesse sustos e reclamações, e nesse valor inclui-se o abono e as gratificações de final de ano dos empregados. Importante destacar que o fundo de reserva é destinado às emergências, e não pode ser uma opção para cobrir gastos não previstos para que o condomínio não seja prejudicado.
A segurança, aliás, deve ser outra prioridade, sendo que muitos condôminos viajam e as residências ficam vazias, o que é, infelizmente, um momento propício para assaltos. Por isso, o síndico deve instruir os funcionários para ficarem ainda mais atentos, e também os moradores para que tomem as devidas precauções para evitar transtornos, como avisar os responsáveis do prédio o período em que ficarão fora e se vão deixar a chave das unidades com alguém, desligar os equipamentos eletrônicos, torneiras e o gás para evitar acidentes, e deixar um telefone com o síndico, porteiro ou zelador para que sejam avisados sobre qualquer emergência. A decoração de Natal é um outro assunto que entra na pauta do final do ano, e a compra dos materiais também precisa de aprovação em assembleia e uma boa opção é adquirir o que possa ser utilizado mais de uma vez, e a contratação de uma empresa especializada é outra solução para ornamentar o local, preocupando-se sempre com a segurança e com a economia de luz.
Sobre os funcionários, é provável que alguns estejam em férias no final do ano, e para contratar outras pessoas para cobrir o período, é recomendável procurar uma agência de confiança, além de deixar os moradores cientes dessa alteração, mesmo que a atuação seja em esquema de plantão.