Na realidade, não existem leis sobre quais documentos devem ser guardados na administradora ou no condomínio. Independente de onde ficarem os documentos, a responsabilidade sobre a conservação deles será sempre do síndico. Desse modo, deve-se checar os documentos periodicamente para evitar quaisquer danos a eles.
É indicado que os papéis referentes aos funcionários e às prestações de serviços sejam arquivados no condomínio. Documentos trabalhistas podem ser deixados a cargo da administradora para facilitar a folha de pagamento, mas por ser algo sério, é indicado que o síndico tenha total controle sobre eles.
Já as pastas de prestação de contas pertencem ao condomínio, sendo responsabilidade do síndico arquivá-las por cinco anos conforme a antiga lei dos condomínios. O novo Código Civil, porém, não preserva tal imposição. De qualquer maneira, é prudente manter esses documentos no próprio prédio para não comprometer gestões futuras.
No caso dos outros papéis, não há nada que impeça o síndico de deixar a cargo da administradora. Caso opte por isso, é necessário que o síndico e os condôminos consigam localizar os documentos desejados em até dois dias.
Se o síndico escolher ficar com todos os documentos em mãos, é indicado que eles fiquem em uma sala específica onde todos os condôminos possam ir sem dificuldade. Não é interessante que os documentos que digam respeito à gestão fiquem na casa do síndico.
Controlar os papéis arquivados também é fundamental. Então, se emprestar algum documento, procure ficar com o original e fornecer uma cópia. Se não for possível, tenha sempre um protocolo de empréstimo com informações da pessoa que retirou documentos.
Quando o síndico troca de administradora, ele precisa checar se todos os documentos foram devolvidos. A nova empresa contratada deve fazer uma auditoria documental e, na falta de algum papel, deve comunicar ao síndico para evitar futuros problemas.
Prezada Letícia, achei sensacional e de muita utilidade todos estes seus artigo sobre condomínio.
Parabéns e obrigado
Viriato
Achei muito interessante todos as informações, porque sou moradora e preciso de informações sobre SINDICO, onde no meu prédio, trocou de sindico , porém o antigo NÂO passou ou transferiu conta do predio para NOVO sindico, assim complicando, pois temos uma caixa d aguá suja, não há manutenção., já conversou com o msmo pois disse que não queria ficar mais. Isot já dura 3 meses, temos uma nova administradora. SE posível , pode nos orientar como agirmos neste caso?
Obrigada
Ana
Ana, os condôminos podem convocar uma assembleia para colocar na pauta esses assuntos que não estão sendo atendidos pelo síndico.