A rotina de um condomínio envolve a circulação diária de diversos prestadores de serviços, seja para manutenções periódicas, atendimentos sob demanda ou contratos contínuos. Zelar pela segurança, pelo controle de acesso e pelo cumprimento contratual é um dos maiores desafios da gestão condominial.
Pensando nisso, a Nextin desenvolveu uma metodologia prática e eficiente para a gestão de contratos e o registro prévio de prestadores de serviços, trazendo mais organização, agilidade na portaria e muito mais segurança para todos.
Por que organizar contratos e prestadores é tão importante?
Quando contratos não estão devidamente registrados e prestadores não são previamente identificados, aumentam-se os riscos de acessos indevidos, falhas no controle de presença e problemas na fiscalização dos serviços contratados. Além disso, o tempo de abordagem na portaria se torna maior, impactando diretamente a rotina do condomínio.
Com a metodologia Nextin, todo esse processo é padronizado, digitalizado e centralizado em um único sistema.
Como funciona a Metodologia Nextin na prática?
A metodologia se baseia em quatro etapas principais que garantem mais controle e eficiência:
1. Registro dos contratos no sistema
Todos os contratos de prestação de serviços do condomínio devem estar devidamente cadastrados na seção “Contratos” do Nextin. Isso permite acesso rápido às informações, organização dos documentos e respaldo em caso de auditorias ou questionamentos.
2. Identificação oficial dos prestadores autorizados
As empresas contratadas devem receber um formulário para informar quais profissionais estão oficialmente autorizados a representá-las no condomínio. Dessa forma, evita-se que pessoas não autorizadas tenham acesso às dependências.
3. Cadastro prévio dos profissionais na administração
Após o recebimento do formulário, a administração realiza o cadastro completo dos prestadores na unidade “Administração”, com nome completo, documento e foto. Esse passo é fundamental para garantir a validação no momento do acesso.
4. Conferência ágil no momento da entrada
No momento da abordagem, o agente de portaria realiza uma “Consulta Avançada” ou busca uma “Autorização” no módulo de portaria do Nextin, o que facilita e agiliza todo o processo de liberação. Para tornar esse atendimento ainda mais rápido, a plataforma também oferece a funcionalidade de “Escrita por voz”.
Os principais benefícios da metodologia
A adoção dessa prática traz vantagens diretas para a gestão do condomínio:
-Mais tranquilidade para moradores, síndicos e administradores
-Redução significativa do tempo de atendimento na portaria
-Mais segurança no controle de acesso
-Registro de presença com respaldo contratual
-Organização das informações em um único sistema
-Prevenção de acessos indevidos
Quer aplicar essa metodologia no seu condomínio?
A Metodologia Nextin pode ser implementada de forma simples e rápida no seu condomínio. Para facilitar esse processo, disponibilizamos um modelo de formulário que ajuda na coleta das informações dos prestadores autorizados.
Se você deseja mais segurança, controle e agilidade na rotina do seu condomínio, a Nextin pode te ajudar a dar esse próximo passo.
Conheça melhor o sistema Nextin e receba uma apresentação personalizada! Clique aqui e fale com o nosso time!
0 comentários