Como apresentar a prestação de contas?

Na realidade, a prestação de contas deve ser feita durante todo o mandato do síndico, não apenas na hora da apresentação. A assembleia para apresentar a prestação de contas é apenas o momento de mostrar aos condôminos o que foi feito durante aquela gestão. Ou seja, se houve erros graves durante a gestão, com certeza a apresentação será complicada. Mas se a gestão tiver sido bem organizada, ela será tranquila.
A prestação de contas não é apenas mostrar o que o condomínio arrecadou e o que ele gastou. Vários documentos precisam ser expostos e validados pelos condôminos. Os principais são:

1- Relatório do Plano de Trabalho – no momento da eleição do síndico, ele apresentou o Plano de Trabalho. No momento da prestação de contas, ele deve mostrar essa primeira proposta e a execução dela;
2 – Prestação de Contas Financeira – também no momento de sua eleição, o síndico teve que apresentar uma previsão orçamentária para o mandato. Na hora da prestação de contas, será necessário mostrar essa previsão ao lado do que de fato aconteceu. Mostrar um balancete financeiro de todo o ano, destacando as principais despesas, deve ser preparado e apresentado aos condôminos. Use a divisão por itens como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, internet), Manutenção, Material de Consumo, Administrativos e Despesas Diversas, pois isso facilita o entendimento. Esse pode ser o momento mais delicado de toda a prestação de contas, portanto, ser transparente durante todo o mandato é fundamental. Assim, não haverá nenhum mistério na apresentação;
3 – Relatório de Inadimplência – nunca divulgue a relação de inadimplência, seja ela por nome ou unidade do condômino. O ideal é que essa apresentação seja feita em forma de gráfico, mostrando se houve acréscimo ou redução na taxa de inadimplência e quais foram as medidas adotadas para melhorar esse cenário;
4 – Relatório de Necessidades – esse relatório deve conter as demandas mais urgentes do condomínio. Desse modo, a próxima gestão já fica ciente do que irá enfrentar.
5 – Parecer Anual do Conselho Fiscal – é recomendável que o síndico apresente o Parecer do Conselho Fiscal/Consultivo para a apreciação das contas e colocar em votação na assembleia.
Para facilitar o momento da apresentação, algumas dicas são fundamentais: logo no início da assembleia, o síndico deve distribuir um papel com os tópicos do que será discutido. Desse modo, todos ficam sabendo quais assuntos serão tratados e conseguirão acompanhar item por item no decorrer da apresentação. Se houver críticas ou objeções, analise-as e, se realmente procederem, adote-as; caso contrário, dê explicações claras e convincentes.