9 dicas de sobrevivência para síndicos

Ter sucesso em uma função tão complexa é um grande desafio. O síndico está sempre no meio do fogo cruzado e sempre tem seu trabalho avaliado e questionado. Nós, da Nextin, temos consciência da provação que é gerir um condomínio; por isso, elaboramos 9 pontos de atenção que devem estar na lista de prioridade de todo síndico para uma gestão condominial bem sucedida. Confira:
1 – TRANSPARÊNCIA
Para uma gestão de sucesso, o síndico precisa ter o apoio dos condôminos e, para conquistar isso, transparência é fundamental. Os moradores precisam saber o que está sendo feito com as finanças do condomínio, e é função dos síndico deixá-las sempre disponíveis em planilhas financeiras detalhadas.
Quando o síndico não é transparente, ele acaba perdendo a confiança dos moradores, gerando insatisfação e, em última instância, até exoneração.
2 – ESTAR POR DENTRO DA LEGISLAÇÃO
Como o síndico é o responsável legal pelo condomínio, é fundamental que ele tenha a legislação referente aos condomínios na ponta da língua. Além disso, não é só o Código Civil que determina as leis do condomínio: a Convenção do Condomínio e o Regimento Interno também são determinantes e, por isso, o síndico precisa conhecer esses documentos de trás para frente.
3 – GESTÃO PARTICIPATIVA
É fundamental que o síndico envolva os condôminos nas decisões do condomínio. Além de fazer com que todos se sintam parte das resoluções referentes ao seu próprio lar, o síndico também tira um pouco da responsabilidade de si. Se todas as decisões importantes forem tomadas em assembleia, o gestor não sofrerá todas as consequências sozinho. Estimular a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos é uma ótima solução: determinadas pessoas ficam responsáveis por obras, outras por segurança e etc.
4 – SER ORGANIZADO
Ser síndico exige controlar vários setores simultaneamente: segurança, manutenção, inadimplência e funcionários. Para evitar qualquer confusão ou esquecimento de datas, é fundamental organizar tudo em planilhas para registar o andamento de cada processo.
Ser organizado na prestação de contas é ainda mais fundamental. Quando o assunto é dinheiro, é preciso ter muito cuidado, como saber exatamente o que está sendo gasto em quê. Além disso, ter todos os gastos documentados facilita na hora de criar uma previsão orçamentária.
5 – SER PROATIVO
Muitas vezes a gestão do síndico entra no piloto automático. Tudo já está relativamente encaminhado e já não existem situações fora de controle para serem resolvidas. É nesse momento que o síndico deve ser inovador e proativo. Propor campanhas para as crianças, por exemplo é uma ideia interessante, além de momentos de confraternização entre os vizinhos, etc.
Realizar pesquisas de opinião com os condôminos periodicamente também pode ser uma boa alternativa.
6 – MANTER A IMPARCIALIDADE
O síndico deve sempre pensar em prol do condomínio e não de si mesmo, tampouco em prol de grupos de interesse dentro do condomínio. Muitas vezes, uma assembleia pode se transformar em uma verdadeira guerra, na qual grupos defendem diversos interesses. O síndico, por sua vez, precisa manter a imparcialidade e tentar ponderar sem alimentar as discussões.
O mesmo vale para desentendimentos ou problemas de convivência entre condôminos fora da assembleia.
7 – COMUNICAÇÃO IMPECÁVEL
Boa parte dos problemas enfrentados em condomínios são causados por falta de comunicação. Não basta ser eficiente e honesto: é preciso que todos os condôminos saibam disso. Os síndicos devem comunicar-se com os condôminos sempre que possível, de modo que todos confiem no gestor. Diferentes tamanhos de condomínio demandam níveis de comunicação diferentes; muitas vezes, comunicados no quadro de avisos do prédio já são o suficiente para passar uma mensagem. Se você for síndico de um prédio maior, um jornal do condomínio pode ser uma sugestão interessante.
8 – TER CUIDADO COM O CONDOMÍNIO
Quando o condomínio contrata um síndico profissional, a maioria das reclamações gira em torno do zelo que esse síndico tem com o condomínio. O vínculo estabelecido é puramente profissional, ou seja, ele não tem zelo pelo condomínio da mesma maneira que um síndico morador teria.
O síndico precisa dar o exemplo aos demais condôminos. Cuidado com as áreas comuns, por exemplo, é fundamental. Muitas pessoas têm dificuldades em compreender o conceito de “espaço público”; na maioria das vezes ele é entendido como “espaço de ninguém”, o que acaba gerando mal uso do espaço. É função do síndico, portanto, dar o exemplo e estabelecer estratégias criativas para que todos tenha cuidado com o condomínio.
9 – RESPEITAR TANTO OS FUNCIONÁRIOS QUANTO OS CONDÔMINOS
Respeito é fundamental para qualquer relação interpessoal. Quando se trata de pessoas com quem você convive diariamente, isso se torna ainda mais necessário. No caso dos funcionários, essa relação ainda é mais complexa, pois eles são subordinados e, acima de tudo, aliados do síndico. Desse modo, é fundamental que o gestor conquiste a confiança de todos eles (o mesmo vale para os condôminos).
Não existe fórmula mágica para ter sucesso na gestão de condomínios. É preciso ser transparente, atencioso, educado, criativo e curioso. Ser síndico não precisa ser um grande problema: se você tiver essas características, o trabalho não fica tão difícil e ainda se torna um grande aprendizado. No entanto, uma ferramenta para auxiliar o trabalho pode ser uma grande ajuda: o Nextin Home, por exemplo, tem diversas funcionalidades que irão facilitar e muito a sua gestão.