Prestação de contas em condomínio: como fazer e o papel do síndico

Categoria: Finanças

Data: 22/12/22

Autor: nextin

Simbolizando o síndico e a prestação de contas em condomínio, pessoa usando calculadora, que está ao lado de um teclado de computador

A prestação de contas é uma das tarefas mais importantes na gestão condominial: um assunto que interessa o síndico, o administrador e, principalmente, o condômino.

É por meio da prestação de contas em condomínio que o morador consegue saber exatamente onde foi aplicada a taxa condominial paga mensalmente, bem como ver melhorias no espaço, aplicação de manutenções, e todos os serviços oferecidos pelo condomínio funcionando plenamente.

A prestação de contas da administração condominial deve ser clara, objetiva e concisa, bem como apresentar valores e detalhes de gastos que sejam pertinentes à comunidade de moradores do local.

Essa tarefa da gestão do condomínio deve ser feita em assembleia, registrada em ata, além de ser essencial incentivar a participação dos condôminos na prestação de contas, cobrando uma postura ética e profissional do síndico nesse processo.

Muita gente não sabe como a prestação de contas em condomínio funciona: e é por isso que a Nextin veio aqui ajudar!

Confira abaixo nosso guia completo sobre prestação de contas em condomínios, explicando como essa demanda deve ser feita e qual o papel do síndico nessa tarefa, parte da rotina da gestão condominial.

Acompanhe até o final e boa leitura!

O que é prestação de contas em condomínio?

A prestação de contas em condomínio é um momento importante da assembleia condominial, onde o síndico tem a chance, e a responsabilidade, de mostrar aos condôminos como está sendo gasto o dinheiro pago por eles.

Isso se dá não apenas por meio da apresentação de pagamentos de obras e salários de prestadores de serviços, mas também pelo relato da gestão financeira do condomínio, intimamente ligada à gestão desempenhada pelo síndico.

É importante lembrar que a prestação de contas é um dever previsto em Lei, no artigo 1348 do Código Civil e, para que seja desempenhada com eficiência, o síndico deve apresentar documentos, movimentações financeiras e soluções em casos de dificuldades com a gestão financeira do condomínio.

O objetivo e a importância da prestação de contas para síndicos e condôminos

O principal objetivo da prestação de contas em condomínio é apresentar, de forma clara e verdadeira, aos condôminos, de que forma o dinheiro arrecadado com a taxa condominial foi aplicado.

Isso significa que é por meio dessa relação de contas que pode-se acompanhar a movimentação financeira do condomínio: de onde vêm as receitas, quais são os gastos, como anda o planejamento da gestão e o que tem acumulado em uma reserva.

Além de proporcionar uma gestão financeira mais organizada ao condomínio, a prestação de contas contribui imensamente para a aprovação do síndico perante os moradores.

Isso porque a transparência na comunicação sobre gastos e receitas faz com que os condôminos credibilizem e valorizem o trabalho do síndico, ficando mais tranquilos com relação às decisões tomadas pela gestão.

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Quando fazer? O síndico deve prestar contas mensalmente?

Calculadora, clipes, folha de papel em branco e caneta sobre a mesa, representando prestação de contas em condomínio

Foto: Unsplash

Uma das principais dúvidas acerca da prestação de contas em condomínios é qual deve ser a sua frequência.

De acordo com o que diz o Código Civil, a prestação de contas condominiais é uma responsabilidade do síndico, que deve:

“III – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.”

Isso quer dizer que, durante a assembleia ordinária que, como explicamos aqui nesse post, acontece uma vez ao ano, a prestação de contas deve ser apresentada aos condôminos.

Porém, quando os moradores fizerem alguma exigência, apresentando motivos plausíveis para a prestação de contas, ela pode ocorrer em outras oportunidades durante o ano também.

Tudo também depende da convenção condominial: alguns condomínios apresentam os gastos e receitas do condomínio mensalmente, contando com a participação assídua da comunidade condominial.

Legislação e Prazos para Prestação de contas em condomínio (Novo CPC)

De acordo com o novo CPC, o novo Código do Processo Civil, a periodicidade da prestação de contas do ambiente condominial é, no mínimo, anualmente, como citamos acima.

Ainda, é obrigação do síndico apresentar o balanço das contas do condomínio, como mencionado nos artigos 1.350 a 1355.

Segundo o que diz o Código Civil, o síndico que não prestar contas, de maneira regular e ética, pode ser destituído do seu cargo, e tomar as punições jurídicas cabíveis relacionadas a cada caso.

O CPC cita, no artigo 1.348, a prestação de contas como atribuição do síndico, em seu papel de gestor do condomínio.

Como é feita a prestação de contas do síndico?

A palavra-chave para o desempenho de uma assertiva prestação de contas em condomínio, sem dúvidas, é organização.

Para que as informações relevantes sejam apresentadas de forma transparente aos condôminos, todos os dados, valores e recibos, devem estar bem organizados ao serem exibidos aos moradores no momento da prestação de contas.

O síndico pode fazer isso por meio de práticas contábeis que visam a otimização desse processo, como a conciliação bancária e os relatórios sobre investimentos.

Ainda, o parecer do conselho fiscal do condomínio é importante, para trazer base profissional à prestação de contas, bem como contar com um respaldo jurídico se necessário.

Como fazer prestação de contas do condomínio?

Celular aberto na tela da calculadora, sobre agenda que está ao lado de uma caneta e sobre uma pasta de documentos, simbolizando como fazer prestação de contas em condomínio

Foto: Unsplash

Para ajudar síndicos, administradores, e demais prestadores de serviços que fazem parte da gestão condominial, existem alguns tópicos importantes a serem seguidos na hora de desempenhar a prestação de contas do condomínio.

Confira abaixo uma lista de como fazer um relatório de prestação de contas de condomínio:

1) Relatório do orçamento

Aqui, é essencial que o síndico revise o que foi acordado no início da sua gestão quanto ao orçamento de gastos e verifique se tudo foi feito seguindo esse planejamento.

Isso serve para analisar as diferenças dos gastos planejados e do que realmente foi gasto no período de um ano.

2) Relatório das receitas

Um relatório das receitas de um condomínio é dividido em duas partes: a de condôminos adimplentes e a de condôminos inadimplentes.

Essa organização serve para conferir os valores condominiais pagos, bem como o acréscimo de multa dos moradores que estão com as contas do condomínio atrasadas.

Ainda, é possível que no relatório das receitas também constem os valores obtidos com os aluguéis de espaços comuns do condomínio, como churrasqueiras, espaços gourmet, cinema, salão de festas e afins.

3) Relatório das despesas

São consideradas despesas condominiais:

  • despesas fixas, que abrangem:
    • seguros;
    • contratos fixos;
    • folhas de pagamento;
    • serviços administrativos;
  • despesas variáveis, que podem ser manutenções programadas e demais gastos que variam mensalmente;
  • e despesas extras, como obras e consertos afins.

4) Balancete

Como no próprio conceito da contabilidade, o balancete é o resumo das receitas e das despesas de um condomínio, bem como o seu desempenho no final do mês.

Além disso, é esse documento que apresenta o saldo total do que o condomínio tem em caixa.

5) Inadimplência

Outro tópico importante na prestação de contas em condomínio é a inadimplência.

Aqui, os condôminos devem conhecer as principais métricas sobre esse assunto, o que envolve a quantidade de cotas, os valores por unidade, bem como as medidas que estão sendo tomadas para combater esse atraso no pagamento das taxas condominiais.

Dicas de como apresentar a prestação de contas no condomínio

Para ajudar você, síndico, a oferecer aos moradores do seu condomínio uma prestação de contas assertiva, preparamos uma lista de boas práticas; confira:

  • esteja sempre preparado, anotando e organizando informações importantes;
  • elabore um material de apoio para as reuniões, de modo a guiar a apresentação e trazer mais clareza e compreensão aos moradores;
  • divida esse material em seções ou categorias, de forma a garantir que todos os dados sejam apresentados e que fiquem bem nítidos aos condôminos envolvidos;
  • busque oferecer uma apresentação que seja visualmente atrativa – sabemos que termos contábeis podem ser um tanto confusos ou maçantes, e é importante cativar a atenção dos presentes na assembleia.

Outras boas práticas na prestação de contas em condomínio

Documentos financeiros, agenda e caneta, simbolizando prestação de contas em condomínio

Foto: Unsplash

Ainda, o síndico responsável, juntamente com a sua equipe administrativa, podem contar com outros recursos que contribuem para uma prestação de contas mais transparente e que tire todas as dúvidas dos condôminos, como:

Fazer auditoria

Para mais segurança na apresentação da prestação de contas, conferindo maior credibilidade à gestão e veracidade dos dados informados, uma auditoria é uma boa prática, que deve ser contratada periodicamente.

A auditoria fiscal dos gastos do condomínio deve ser feita por terceiros, parte de uma empresa especializada no assunto, de maneira imparcial e transparente.

Incorporar o balancete no boleto

Para conferir maior apoio e fidelidade às informações apresentadas, o balancete das contas do condomínio pode vir em anexo, junto ao boleto bancário da taxa condominial.

Essa prática dispensa a necessidade de reuniões mensais para a prestação de contas, e passar mais credibilidade ao morador.

Papel da assembleia e do Conselho Fiscal: quem deve aprovar a prestação de contas?

Decidindo pela aprovação ou rejeição, é a assembleia condominial quem aprova a prestação de contas no condomínio.

Quando esse relatório de gastos e receitas não é aprovado, o síndico tem um prazo de até 45 dias (ou data decidida também em assembleia) para corrigir as inconsistências e apresentar novamente ao quórum de moradores.

Para ajudar na organização de contas e demais dados importantes para a prestação de contas em condomínios, conte com o Nextin Home: o mais completo sistema de gestão condominial; clique aqui para conhecer!

Conclusão

Agora você já tem um guia completo sobre prestação de contas em condomínios!

Para que a gestão condominial seja um sucesso entre os condôminos, passando transparência e credibilidade, é essencial a apresentação de um relatório de contas conciso, verdadeiro e pautado na ética.

Para mais informações acerca de gestão condominial, confira o blog completo da Nextin, o Nextin Academy, clicando aqui.

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