A prestação de contas é uma das tarefas mais importantes na gestão condominial: um assunto que interessa o síndico, o administrador e, principalmente, o condômino.
É por meio da prestação de contas em condomínio que o morador consegue saber exatamente onde foi aplicada a taxa condominial paga mensalmente, bem como ver melhorias no espaço, aplicação de manutenções, e todos os serviços oferecidos pelo condomínio funcionando plenamente.
A prestação de contas da administração condominial deve ser clara, objetiva e concisa, bem como apresentar valores e detalhes de gastos que sejam pertinentes à comunidade de moradores do local.
Essa tarefa da gestão do condomínio deve ser feita em assembleia, registrada em ata, além de ser essencial incentivar a participação dos condôminos na prestação de contas, cobrando uma postura ética e profissional do síndico nesse processo.
Muita gente não sabe como a prestação de contas em condomínio funciona: e é por isso que a Nextin veio aqui ajudar!
Confira abaixo nosso guia completo sobre prestação de contas em condomínios, explicando como essa demanda deve ser feita e qual o papel do síndico nessa tarefa, parte da rotina da gestão condominial.
Acompanhe até o final e boa leitura!
O que é prestação de contas em condomínio?
A prestação de contas em condomínio é um momento importante da assembleia condominial, onde o síndico tem a chance, e a responsabilidade, de mostrar aos condôminos como está sendo gasto o dinheiro pago por eles.
Isso se dá não apenas por meio da apresentação de pagamentos de obras e salários de prestadores de serviços, mas também pelo relato da gestão financeira do condomínio, intimamente ligada à gestão desempenhada pelo síndico.
É importante lembrar que a prestação de contas é um dever previsto em Lei, no artigo 1348 do Código Civil e, para que seja desempenhada com eficiência, o síndico deve apresentar documentos, movimentações financeiras e soluções em casos de dificuldades com a gestão financeira do condomínio.
O objetivo e a importância da prestação de contas para síndicos e condôminos
O principal objetivo da prestação de contas em condomínio é apresentar, de forma clara e verdadeira, aos condôminos, de que forma o dinheiro arrecadado com a taxa condominial foi aplicado.
Isso significa que é por meio dessa relação de contas que pode-se acompanhar a movimentação financeira do condomínio: de onde vêm as receitas, quais são os gastos, como anda o planejamento da gestão e o que tem acumulado em uma reserva.
Além de proporcionar uma gestão financeira mais organizada ao condomínio, a prestação de contas contribui imensamente para a aprovação do síndico perante os moradores.
Isso porque a transparência na comunicação sobre gastos e receitas faz com que os condôminos credibilizem e valorizem o trabalho do síndico, ficando mais tranquilos com relação às decisões tomadas pela gestão.
Quando fazer? O síndico deve prestar contas mensalmente?
Foto: Unsplash
Uma das principais dúvidas acerca da prestação de contas em condomínios é qual deve ser a sua frequência.
De acordo com o que diz o Código Civil, a prestação de contas condominiais é uma responsabilidade do síndico, que deve:
“III – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.”
Isso quer dizer que, durante a assembleia ordinária que, como explicamos aqui nesse post, acontece uma vez ao ano, a prestação de contas deve ser apresentada aos condôminos.
Porém, quando os moradores fizerem alguma exigência, apresentando motivos plausíveis para a prestação de contas, ela pode ocorrer em outras oportunidades durante o ano também.
Tudo também depende da convenção condominial: alguns condomínios apresentam os gastos e receitas do condomínio mensalmente, contando com a participação assídua da comunidade condominial.
Legislação e Prazos para Prestação de contas em condomínio (Novo CPC)
De acordo com o novo CPC, o novo Código do Processo Civil, a periodicidade da prestação de contas do ambiente condominial é, no mínimo, anualmente, como citamos acima.
Ainda, é obrigação do síndico apresentar o balanço das contas do condomínio, como mencionado nos artigos 1.350 a 1355.
Segundo o que diz o Código Civil, o síndico que não prestar contas, de maneira regular e ética, pode ser destituído do seu cargo, e tomar as punições jurídicas cabíveis relacionadas a cada caso.
O CPC cita, no artigo 1.348, a prestação de contas como atribuição do síndico, em seu papel de gestor do condomínio.
Como é feita a prestação de contas do síndico?
A palavra-chave para o desempenho de uma assertiva prestação de contas em condomínio, sem dúvidas, é organização.
Para que as informações relevantes sejam apresentadas de forma transparente aos condôminos, todos os dados, valores e recibos, devem estar bem organizados ao serem exibidos aos moradores no momento da prestação de contas.
O síndico pode fazer isso por meio de práticas contábeis que visam a otimização desse processo, como a conciliação bancária e os relatórios sobre investimentos.
Ainda, o parecer do conselho fiscal do condomínio é importante, para trazer base profissional à prestação de contas, bem como contar com um respaldo jurídico se necessário.
Como fazer prestação de contas do condomínio?
Foto: Unsplash
Para ajudar síndicos, administradores, e demais prestadores de serviços que fazem parte da gestão condominial, existem alguns tópicos importantes a serem seguidos na hora de desempenhar a prestação de contas do condomínio.
Confira abaixo uma lista de como fazer um relatório de prestação de contas de condomínio:
1) Relatório do orçamento
Aqui, é essencial que o síndico revise o que foi acordado no início da sua gestão quanto ao orçamento de gastos e verifique se tudo foi feito seguindo esse planejamento.
Isso serve para analisar as diferenças dos gastos planejados e do que realmente foi gasto no período de um ano.
2) Relatório das receitas
Um relatório das receitas de um condomínio é dividido em duas partes: a de condôminos adimplentes e a de condôminos inadimplentes.
Essa organização serve para conferir os valores condominiais pagos, bem como o acréscimo de multa dos moradores que estão com as contas do condomínio atrasadas.
Ainda, é possível que no relatório das receitas também constem os valores obtidos com os aluguéis de espaços comuns do condomínio, como churrasqueiras, espaços gourmet, cinema, salão de festas e afins.
3) Relatório das despesas
São consideradas despesas condominiais:
- despesas fixas, que abrangem:
- seguros;
- contratos fixos;
- folhas de pagamento;
- serviços administrativos;
- despesas variáveis, que podem ser manutenções programadas e demais gastos que variam mensalmente;
- e despesas extras, como obras e consertos afins.
4) Balancete
Como no próprio conceito da contabilidade, o balancete é o resumo das receitas e das despesas de um condomínio, bem como o seu desempenho no final do mês.
Além disso, é esse documento que apresenta o saldo total do que o condomínio tem em caixa.
5) Inadimplência
Outro tópico importante na prestação de contas em condomínio é a inadimplência.
Aqui, os condôminos devem conhecer as principais métricas sobre esse assunto, o que envolve a quantidade de cotas, os valores por unidade, bem como as medidas que estão sendo tomadas para combater esse atraso no pagamento das taxas condominiais.
Dicas de como apresentar a prestação de contas no condomínio
Para ajudar você, síndico, a oferecer aos moradores do seu condomínio uma prestação de contas assertiva, preparamos uma lista de boas práticas; confira:
- esteja sempre preparado, anotando e organizando informações importantes;
- elabore um material de apoio para as reuniões, de modo a guiar a apresentação e trazer mais clareza e compreensão aos moradores;
- divida esse material em seções ou categorias, de forma a garantir que todos os dados sejam apresentados e que fiquem bem nítidos aos condôminos envolvidos;
- busque oferecer uma apresentação que seja visualmente atrativa – sabemos que termos contábeis podem ser um tanto confusos ou maçantes, e é importante cativar a atenção dos presentes na assembleia.
Outras boas práticas na prestação de contas em condomínio
Foto: Unsplash
Ainda, o síndico responsável, juntamente com a sua equipe administrativa, podem contar com outros recursos que contribuem para uma prestação de contas mais transparente e que tire todas as dúvidas dos condôminos, como:
Fazer auditoria
Para mais segurança na apresentação da prestação de contas, conferindo maior credibilidade à gestão e veracidade dos dados informados, uma auditoria é uma boa prática, que deve ser contratada periodicamente.
A auditoria fiscal dos gastos do condomínio deve ser feita por terceiros, parte de uma empresa especializada no assunto, de maneira imparcial e transparente.
Incorporar o balancete no boleto
Para conferir maior apoio e fidelidade às informações apresentadas, o balancete das contas do condomínio pode vir em anexo, junto ao boleto bancário da taxa condominial.
Essa prática dispensa a necessidade de reuniões mensais para a prestação de contas, e passar mais credibilidade ao morador.
Papel da assembleia e do Conselho Fiscal: quem deve aprovar a prestação de contas?
Decidindo pela aprovação ou rejeição, é a assembleia condominial quem aprova a prestação de contas no condomínio.
Quando esse relatório de gastos e receitas não é aprovado, o síndico tem um prazo de até 45 dias (ou data decidida também em assembleia) para corrigir as inconsistências e apresentar novamente ao quórum de moradores.
Conclusão
Agora você já tem um guia completo sobre prestação de contas em condomínios!
Para que a gestão condominial seja um sucesso entre os condôminos, passando transparência e credibilidade, é essencial a apresentação de um relatório de contas conciso, verdadeiro e pautado na ética.
Para mais informações acerca de gestão condominial, confira o blog completo da Nextin, o Nextin Academy, clicando aqui.
0 Comments