A portaria é um dos locais mais delicados do condomínio e exige muito cuidado tanto dos condôminos quanto da administração. A portaria também é um espaço comum, assim como o salão de festas ou o espaço gourmet, mas é o único em que pessoas de fora do condomínio estão sempre presentes. Por isso, é fundamental ter organização para manter a segurança.
Todo mundo que entra ou sai do condomínio passa pela portaria, ou seja, se houve algum imprevisto com algum convidado ou algum intruso entrou no condomínio e causou danos aos condôminos, isso poderia ter sido evitado na portaria. E foi pensando em organizar e dar segurança aos condomínios que o Nextin Home, plataforma online de gestão integrada para condomínios, criou o módulo Portaria.
O módulo Portaria é diferente dos demais módulos do Nextin Home, pois possui um acesso diferenciado para o porteiro. O colaborador, através do computador da portaria, entra somente no painel portaria, onde ele consegue:
- Cadastrar as encomendas;
- Fazer o controle de convidados e veículos;
- Liberar a entrada de visitantes;
- Gerenciar as reservas e as chaves dos espaços comuns, bem como a lista de convidados.
Além do painel da portaria, exclusivo para o porteiro, a administração e os condôminos também têm acesso ao módulo Portaria. Os condôminos utilizam o módulo para:
- Cadastrar convidados – seja ele um convidado ou um prestador de serviço contratado pela unidade;
- Saber se existe alguma encomenda para a sua unidade.
Já a administração utiliza o módulo Portaria para:
- Fazer o controle de acesso da portaria – quem entrou, quando entrou e quando saiu;
- Fazer o controle de encomendas;
- Cadastrar um novo computador que irá conter o painel da portaria.
Vamos tomar como exemplo: a unidade 203 vai receber um convidado na sexta-feira. Ela deverá ir ao módulo Portaria, na sessão de Convidados, e cadastrar o novo visitante. Será necessário inserir alguns dados do visitante e é possível, inclusive, cadastrar uma foto. O local onde o convidado ficará deverá ser indicado. Os espaços cadastrados aparecerão como opções de escolha, assim como a própria unidade e o período em que o convidado estará dentro do condomínio. A partir desse momento, o porteiro irá visualizar que a unidade 203 inseriu um novo convidado e, quando referida a pessoa chegar na portaria, não haverá a necessidade de interfonar para o condômino e autorizar a entrada do convidado, uma vez que a entrada dele já estará liberada no sistema. Isso irá agilizar e deixar mais segura a entrada e saída de pessoas no condomínio.
No caso do controle de entregas, o processo é o seguinte: o entregador chega no condomínio com uma encomenda para a unidade 304. O porteiro deverá acessar o painel da Portaria e cadastrar uma nova encomenda, inserindo para qual unidade é a entrega, qual o remetente, o número de volumes e o destinatário – a encomenda pode chegar para algum dependente na unidade e não para o responsável. Sendo assim, o porteiro deverá identificar para qual membro da unidade é a encomenda. Nesse momento, o condômino irá receber um SMS dizendo que há uma encomenda na portaria e, assim que buscar a entrega, o porteiro deverá dar baixa no sistema.
Se você quer deixar a portaria do seu condomínio mais dinâmica e segura, conte com o Nextin Home: confira porque o Nextin Home é a melhor opção para o seu condomínio.
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- Visão geral – Porteiro
Boa tarde, gostaria de saber como funciona para contratarmos os módulos. Podem ser instalados isoladamente ou tem que usar todo o programa de vocês.
Luis Otávio Neves