É possível dizer que quase todos os condomínios do Brasil sofrem com a gestão de documentos. Um condomínio possui tantos documentos quanto uma empresa e não há um setor responsável por essa organização, ficando sob responsabilidade do síndico ou da administradora.
A situação fica realmente complexa nas vésperas da prestação de contas: nesse período, o síndico precisa revirar o quartinho de documentos à procura dos papeis corretos. Além disso, sempre que um morador pede para ver um documento específico, o síndico também fica de cabelos em pé.
Pensando nisso, o Nextin Home foi contemplado com o módulo Biblioteca. Trata-se de um arquivo virtual onde todos os documentos do condomínio ficam disponíveis para os membros do condomínio. Isso significa que todos, absolutamente todos os documentos do condomínio são armazenados em pastas de forma organizada, facilitando o acesso dos condôminos aos documentos, acabando de vez com a distribuição de papel no condomínio e com a bagunça do quartinho de documentos.
No módulo Biblioteca do Nextin Home existem dois tipos de cadastro: os documentos públicos e os privados. Os documentos públicos ficam disponíveis para todos os membros do condomínio – gestão, moradores e proprietários. Já os documentos privados ficam disponíveis somente para os membros da gestão e administradora. Sendo assim, absolutamente todos os documentos do condomínio poderão ser disponibilizados online.
Esse armazenamento acabará com a desorganização dos documentos do condomínio e facilitará a troca de síndico, já que todos os condôminos já estarão familiarizados com a plataforma e com tudo devidamente arquivado.
Além disso, como o Nextin Home é um sistema baseado em nuvem, todas as informações inseridas estarão disponíveis independente do dispositivo utilizado. Se houver conexão com a internet, tanto a administração quanto os condôminos terão acesso aos documentos inseridos na plataforma pelo celular, tablet ou computador.
Vamos tomar como exemplo: o condômino precisa consultar o Regimento Interno sobre as regras de utilização do Salão de Festas. Ao invés de ligar ou interfonar para o síndico solicitando que seja feita uma cópia do documento, o condômino acessa o Nextin Home e se dirige para o módulo Biblioteca. Lá, ele irá navegar pelas pastas previamente cadastradas pela gestão e encontrar o Regimento Interno. A partir daí, o condômino tem a opção de ler o documento até achar a informação que deseja ou imprimi-lo para deixá-lo disponível em casa. Tudo isso sem qualquer dificuldade.
O módulo Biblioteca é, portanto, mais uma funcionalidade do Nextin Home, que irá permitir que os síndicos façam uma gestão mais comunicativa. O gestor também irá perceber benefícios depois da adesão ao sistema, já que não haverá mais ligações dos moradores solicitando qualquer tipo de documento, possibilitando uma maior autonomia, sem depender do síndico para conseguir qualquer documento.
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