A gestão de um condomínio é tão complexa quanto a de uma empresa e, por isso, é preciso ficar muito atento à organização. Uma gestão bem sucedida depende de um síndico atencioso e organizado. São centenas de documentos gerados que precisam ser de conhecimento também dos condôminos.
Se o síndico decidir guardar os documentos no condomínio e não com a administradora, é indicado que eles fiquem em uma sala específica onde todos os condôminos possam ir sem dificuldade. Não é indicado que os documentos que digam respeito à gestão fiquem na casa do síndico, uma vez que são do condomínio e não do síndico.
Mas, mesmo aqueles síndicos que armazenam os documentos em uma sala específica para esse fim no condomínio, manter a organização pode ser um grande desafio. A gestão financeira, por exemplo, gera documentos mensalmente que precisam ser arquivados para possibilitar a consulta das informações posteriormente.
Um dos pontos mais críticos da gestão de documentos é a troca de síndico. Esse momento é sempre delicado, pois é provável que o antecessor tenha um método diferente de organização do atual síndico. Além disso, pode acontecer da sucessão do gestor não acontecer de forma amigável, o que irá dificultar ainda mais o trabalho do sucessor.
Com o Nextin Home, a organização dos documentos não será mais um mistério. Os balancetes e boletos ficarão armazenados no módulo Financeiro separados por mês, garantindo organização. Além disso, as informações que forem de interesse de todo o condomínio ficarão públicas, enquanto as informações de cada unidade ficarão disponíveis somente para o responsável da mesma.
No módulo Biblioteca, os outros diversos documentos do condomínio também ficarão armazenados e poderão ser vistos por todos ou apenas pela administração, de acordo com o nível de restrição do documento.
Esse armazenamento online acabará com a desorganização dos documentos do condomínio e facilitará a troca de síndico, já que todos os condôminos já estarão familiarizados com a plataforma e tudo já estará devidamente arquivado.
Como o Nextin Home é um sistema baseado em nuvem, todas as informações inseridas estarão disponíveis independente do dispositivo utilizado. Se houver conexão com a internet, tanto a administração quanto os condôminos terão acesso aos documentos inseridos na plataforma.
Muito interessante, boas informações…caso, num futuro próximo resolver montar uma administradora, domo devo proceder para aproximar a nextin com o meu projeto…gostei muito da plataforma.abs.
bom dia . mae de propretaria e moradora no condominio pode se candidatar a sindica.sim ou nao eu prciso uma explicasao por aqui no meu conjunto tem uma senhara, quer ser candidata a sindica mas ela mora com a filha quais os meios legais para ela ser candidata o meu muito obrigado miguel artur barz
Olá, Miguel. Acho que esse texto vai solucionar a sua dúvida: http://blog.nextin.com.br/quem-pode-se-tornar-sindico/
Bom dia Letícia, seus informativo condominiais tem sido de muita ajuda e esclarecimento, eu estou acolhendo para modificar a administração do nosso condomínio, mas primeiro estamos numa batalha contra o sindico que a 8 anos vem praticando procedimentos administrativo completamente errado e com isso o condomínio ficou vulnerável na manutenção. veja o seguinte: PEDIDO DE ESCLARECIMENTO
Presidente e membros da fiscalização de contas do Condomínio.
Como é de conhecimento de todos, estamos pedindo desde o início dessa administração que torne a prestação de contas do condomínio mais transparente e clara sobre os gastos que vem praticando, esse pedido nos foi negado na Assembleia Extraordinária realizada em 29 de Outubro de 2014, é de desconhecimento por poucos moradores desinteressados no valor que pagam à administração do condomínio que, da maneira que vem sendo apresentada não está correta, os balancetes fixados na parede com durex sem acompanhamento do demonstrativo financeiro de receitas e despesas mensais jamais poderá ser chamado de prestação de contas, isso porque não nos informam os gastos com as taxas que pagamos conforme citamos abaixo os detalhes negativos contrariando uma boa administração séria correta e transparente, a questão é porque existem muita relutância por parte da administração em tornar e apresentar a prestação de contas transparente com os gastos.
= Não esclarece valores das Receitas condominiais e dos gastos totais detalhados do que pagamos.
= Não esclarece o que é feito com as multas arrecadadas e sua finalidade.
= Não esclarece valores detalhados de gastos e onde foram
feitas as manutenções.
= Não esclarece valores gastos com as taxas extras.
= Não esclarece retiradas e aplicações bancárias.
= Não esclarece fluxo de caixa.
= Não esclarece contratos e orçamentos firmados com
terceiros.
= Não esclarece as taxas pagas com advogado.
= Nunca foi elaborado um demonstrativo financeiro.
= Nunca foi feita uma previsão financeira no condomínio.
= Nunca foi apresentada e nem colocada à disposição em ordem sequencial e organizada, pastas com Notas Fiscais dos gastos. – Lembrem-se que a primeira vês que verificamos contra a vontade da administração sobre as faturas de água pagas com juros, o conselho fiscal e administrativos estavam confusos na hora de achar na pasta e quando os achavam os valores apresentados não confirmavam de acordo com os entregue pela Sanepar, sobre essas diferenças o sindico prometeu de apresentar os valores corretos conforme acordo feito com a citada, isso não aconteceu, comprovando mais uma vês a falta de transparência na apresentação das contas e no dia de eleição do novo sindico o mesmo pegou várias procurações convencendo o uso conforme seu interesse, as quais não pudemos ver se estavam em conformidade com a Lei e conseguiu se reeleger novamente.
Resumindo, é isso que estamos tentando mudar urgentemente no
Condomínio e por desinteresse do sindico e apoio do advogado ficamos impedido de exercer nossos direitos, Porém com essa modificação administrativa se acontecer, “infelizmente vamos beneficiar àqueles poucos moradores que não prestam atenção e não enxergam a situação que se encontram nossas área comuns e são contrários a uma administração correta e com clareza.
SISTEMA SEGURO E TRANSPARENTE QUE QUEREMOS:
• Organização: Todas as receitas e despesas mensais do condomínio devem ser colocadas em pastas, emitidas e conferidas por um escritório de contabilidade. Depois elas devem ser submetidas à apreciação de uma empresa de auditoria e, posteriormente, analisadas e aprovadas pelo Conselho Fiscal;
• Método de trabalho: O condomínio deve possuir um Plano de Contas. Ou seja, cada despesa ou receita apresentar um código próprio, facilitando a compreensão na montagem do balancete e do demonstrativo mensal. Isso ajuda muito quando há necessidade de definir proposta de nova cota condominial, a qual é alterada anualmente no mês de Abril;
• Demonstrativos mensais: Na emissão dos boletos de cobrança das cotas condominiais, seja inserido o balancete (Posição Financeira), contendo informações sobre todas as receitas e despesas (incluindo pessoal, serviços terceirizados, consumo etc.). Que sejam demonstradas ainda as aplicações e resgates financeiros e, ao final, a situação financeira do condomínio;
• Fiscalização: A responsabilidade pela aprovação dos gastos é do Conselho Fiscal, através de reunião mensal. Que muitas vezes os conselheiros têm conhecimento prévio das despesas a serem realizadas, o mais importante é que sejam feitas com imparcialidade e voltadas às necessidades do condomínio e não da administração, principalmente quando ferem os direitos dos condôminos em saber dos procedimentos do uso de suas taxas, mesmo porque é notada a evolução da deterioração interna e externa das edificações como mostra as fotos dos pontos crítico que a muito anos não se fás manutenção, porem se o condomínio estiver passando por problema financeiro, a administração deverá se reunir com os membros do conselho e estudar uma solução imediata do que precisa ser feito e não deixar piorar a situação que hoje se encontra.
Luiz Souza de Lima
Para: Luiz Souza de Lima
Se ele não esta prestando contas, ele pode ser destituído do cargo. Junte 1/4 dos moradores, faca um edital convocando o síndico a prestar contas em assembléia. Contrate um advogado da área condominial para acessora.