Como criar uma ata de assembleia condominial

Toda assembleia de condomínio, seja ela ordinária ou extraordinária, deve ser resumida em uma ata. Essa ata é um documento legal que contempla todos os assuntos que foram discutidos, além de conter as deliberações tomadas sobre cada um deles.
É indicado que a ata seja feita no computador, com todas as assinaturas dos presentes na última página, coletadas no momento da assembleia e posteriormente anexadas: membros da mesa, síndico, secretário, presidente da assembleia e dos presentes, bem como dos condôminos ou seus representantes legais, e os locatários.
O próximo passo depois da confecção da ata é o registro em cartório. Para isso, o síndico deverá levá-la a um cartório de títulos e documentos. Vale lembrar que não existe obrigatoriedade legal da ata ser registrada, mas, para que tenha validade para terceiros, esse registro é fundamental.
O cartório não exige apresentação de procurações na efetuação do registro, assim como também não exige cópia do registro de imóveis ou do contrato de locação para certificar que a assinatura é realmente de condômino ou de locatário. Cabe aos próprios condôminos, mais especialmente ao presidente da assembleia e ao síndico, verificar sobre a legalidade e a veracidade das procurações.
Depois dessa base burocrática, o síndico deve disponibilizar o documento para os condôminos, de modo que todos fiquem cientes do que foi aprovado. A antiga Lei dos Condomínios (4591/64) determinava que a distribuição da cópia da ata aos condôminos fosse feita em um prazo de até 8 dias; entretanto, com o Novo Código Civil, essa obrigatoriedade não foi mantida, prevalecendo o que estiver determinado na Convenção do condomínio. O não atendimento da entrega da ata aos condôminos em prazo razoável implica no comprometimento do princípio da transparência, o qual, quando atingido, pode levar à insatisfação e desconfiança dos condôminos.
Todas as atas devem ser mantidas no Livro de Atas do condomínio pelo menos por 5 anos, em poder da administradora ou do síndico. Como qualquer documentação do condomínio, deve estar sempre disponível a qualquer condômino.
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