Você sabia que é possível realizar assembleias de condomínio por WhatsApp? Acompanhe este blog para entender melhor sobre o tema!
A reunião de assembleia de condomínio por muito tempo pôde ter sido feita apenas por meios presenciais.
Contudo, com o crescimento do mundo digital, realizar reuniões virtuais tornou-se cada vez mais comum. Para quem realiza a gestão de condomínios, esse tipo de reunião passou a ser permitido pela legislação brasileira.
Tudo se tornou mais prático, pois as pessoas, de onde estiverem, poderiam exercer os seus direitos de voto, fazendo parte assim das decisões do local onde vive.
Neste artigo vamos te explicar melhor sobre as assembleias de condomínio por WhatsApp, inclusive abordando o que é permitido, o que é proibido e como ela deve ocorrer para ser legal e organizada.
Portanto, acompanhe o texto e tenha uma boa leitura!
Como funciona uma assembleia de condomínio por Whatsapp ou virtual?
Uma assembleia de condomínio virtual, ou através do aplicativo de mensagem apelidado de zap zap, deve ocorrer de forma bem organizada.
A sua estrutura em comparação ao modelo comum (presencial) não é muito diferente. De toda forma, alguns protocolos se mantêm, mas se adaptam para o ambiente virtual.
Primeiramente é necessário que haja a convocação obrigatória de todos os condôminos. Geralmente, ela ocorre por meio de uma carta específica para este uso, e é enviada individualmente para cada morador.
Na convocação é preciso conter a data, a hora e a pauta que será abordada. É importante que a convocação seja entregue, no mínimo, 8 dias úteis antes da realização da assembleia.
Ao invés de especificar um local físico/presencial, será necessário fazer a escolha de um espaço digital, ou seja, de uma ferramenta digital.
O WhatsApp pode ser utilizado para avisos e também para reforçar a convocação para a assembleia.
Para a assembleia em si, é importante utilizar uma plataforma de videoconferência, pois elas contam com todo suporte para visualização de imagens, conversas por áudio ou escrito e outras ferramentas relevantes.
Por fim, é necessário realizar a votação online. Uma das regras para que a votação seja válida é que todos os condôminos realizem uma assinatura eletrônica ao votar.
A assinatura eletrônica é basicamente a escrita gerada a partir de um computador, smartphone, tablet ou outro dispositivo eletrônico. Existem também plataformas especiais apenas para isso.
A ata condominial precisa de uma certificação digital. Um dos requisitos para a certificação é justamente conter as assinaturas eletrônicas dos moradores.
Se você deseja
E o que é assembleia híbrida? Como funciona?
A assembleia híbrida também é uma possibilidade, pois algumas pessoas simplesmente podem preferir a reunião presencial, como também podem ter dificuldades para utilizar aparelhos eletrônicos ou as plataformas digitais.
Sendo assim, o formato híbrido, ou seja, parte presencial e parte virtual, pode ser uma alternativa.
Para preparar a reunião virtual e presencial você deve instalar um dispositivo com câmera, utilizar um microfone, seja do fone de ouvido ou outros modelos, no espaço em que vai realizar a assembleia presencial.
Então enquanto as pessoas te assistem ao vivo, quem está presente também recebe toda a mensagem.
A votação presencial, no entanto, é mais simples e feita no momento, enquanto a virtual continua necessitando da assinatura eletrônica.
É permitido o síndico fazer Convocação e Assembleias de condomínio pelo Whatsapp?
A convocação e a assembleia de condomínio podem ocorrer por meio do WhatsApp se isso estiver presente na convenção do condomínio.
A convenção, que é o conjunto de normas e diretrizes, baseadas na Constituição Federal e no Código Civil, precisa constar essa autorização.
De acordo com a Lei 14.309, de 8 de março de 2022, que alterou a Lei 10.406/22 e a Lei 13.019/14, é permitida a realização de reuniões e deliberações virtuais de condomínios edilícios, como também de organizações da sociedade civil.
Sendo assim, é permitido que os síndicos realizem reuniões de assembleias e votações do condomínio de forma remota.
Gestão de condomínio: O que pode e o que não pode ser tratado através de aplicativo?
Há uma grande dúvida a respeito do que pode ou não ser tratado por meio de aplicativos. Como dito anteriormente, as assembleias, por exemplo, podem ocorrer por meio digital, de acordo com a lei.
Contudo existem diversas considerações que devem ser feitas.
A gestão de condomínio exige que a administração e o síndico realizem todos os procedimentos de acordo com a convenção.
Além disso, é imprescindível que haja um certo cuidado para manter a seriedade dos compromissos condominiais. É necessário ter a confiança de todos os moradores.
Por isso, tratar de assuntos mais burocráticos por meio de aplicativos pode não ser o ideal. Os aplicativos de mensagem, como o WhatsApp, servem para comunicados e avisos mais pontuais e do cotidiano.
Sendo assim, ele não deve ser utilizado para vídeo-chamadas, convocações oficiais, ou até mesmo para votações.
Legislação assembleia virtual (Condomínio) – Assembleia de condomínio por Whatsapp é legal?
Como já explicado anteriormente, a legislação brasileira, sobretudo a Lei de número 14.309, as reuniões e deliberações de condomínios podem ser virtuais.
No entanto, há uma série de ressalvas na mesma lei. Segundo ela, todos os condôminos devem ser convocados para reuniões de assembleias, até mesmo por meios digitais.
Além disso, ela busca garantir que todas as pessoas tenham o mesmo direito de participação.
Sendo assim, para realizar reuniões virtuais é preciso explicar como será o acesso ao encontro, como cada morador deverá se manifestar e como a votação acontecerá.
A lei ainda diz que todos os moradores devem ter o seu direito de debate, voto e voz assegurados.
É importante ressaltar que, as assembleias de condomínio por WhatsApp não serão permitidas se a modalidade remota não estiver prevista na convenção do condomínio, mesmo com a existência da lei aqui mencionada.
Votações do condomínio realizadas via grupo de Whatsapp possuem validade legal?
As votações do condomínio não devem ser realizadas por meio de grupo de WhatsApp, logo que, para que os votos sejam registrados em ata, é necessário que cada morador realize uma assinatura eletrônica.
Desse modo, já que o WhatsApp não conta com essa opção, outra plataforma deve ser utilizada.
Perguntas Frequentes e Respostas: Como fazer uma assembleia virtual?
Confira as dúvidas frequentes a respeito de como fazer uma assembleia virtual:
Como validar uma assembleia online?
Para a assembleia online ser validada, é necessário que as diretrizes dispostas na Lei 14.309 sejam cumpridas.
Além disso, a votação deve ocorrer junto à uma assinatura eletrônica. Para a ata de reunião ser formalizada, é necessário que o síndico representante do condomínio tenha um certificado digital.
Pode usar procuração em assembleia de condomínio virtual?
A procuração pode ser utilizada em assembleia virtual de condomínio. Contudo, ela deve ser apresentada logo no início da reunião. É importante que ela seja mostrada por meio da câmera, como também digitalizada e enviada ao síndico.
Qual o custo de uma assembleia virtual?
A assembleia virtual pode ter custos adicionais em relação à tradicional (presencial). Isso porque algumas ferramentas podem ser pagas para desbloquear recursos fundamentais para a realização da reunião.
A convocação, no entanto, pode ser feita de forma padronizada e por meio do WhatsApp e outras plataformas gratuitamente.
Como fazer uma ata de assembleia?
A ata de assembleia, basicamente, registra quais foram as decisões tomadas na assembleia de tal dia.
Nela, é necessário que contenham informações claras e objetivas sobre os acontecimentos que ocorreram no encontro.
É importante que na ata sejam registradas as seguintes informações:
- nome dos participantes;
- tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária);
- data, hora e local;
- nome dos responsáveis pela assembleia;
- lista de presentes e ausentes;
- assinatura dos participantes, principalmente se há voto;
- decisões e pautas abordadas.
A ata deve ser armazenada e disponibilizada para quem desejar consultá-la.
Outras ferramentas relacionadas à assembleia de condomínio
Embora a assembleia de condomínio possa ser viabilizada pelo WhatsApp, é importante ainda indicar algumas plataformas para convocação oficial e realização da reunião virtual propriamente dita.
Veja as melhores opções:
Para assembleias online: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ou Skype
Você pode realizar a videoconferência da assembleia por meio de algumas plataformas bastante populares como Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ou Skype.
Todas elas são gratuitas, mas contam com algumas limitações, seja por número de participantes ou por duração da chamada.
Para resolver isso, é possível contratar planos pagos, que retiram maiores restrições.
Para auxiliar no agendamento de assembleias e na gestão condominial: Nextin Home
Além do WhatsApp, para realizar a convocação de assembleia de condomínio é possível contar com o Nextin Home, uma plataforma para gestão de condomínios.
O Nextin Home é disponível por meio da internet e em um aplicativo, onde os síndicos podem, por exemplo, convocar todos os moradores para as assembleias.
A convocação fica registrada na plataforma, mas também SMS e e-mails são enviados para cada morador, certificando de que ele recebeu esse convite.
O Nextin Home é uma solução digital completa para gestão condominial, logo que também facilita a gestão de:
- avisos;
- agenda de prestadores de serviço;
- acessos aos condomínios;
- animais de estimação;
- autorizações de acesso;
- classificados;
- cobranças;
- colaboradores;
- contratos;
- consumos.
- encomendas;
- enquetes;
- eventos do condomínio;
- controle de chaves;
- mudanças;
- fornecedores;
- inadimplência;
- reserva de espaços;
- relatórios;
- veículos;
- obras/reformas;
- e muito mais!
Trata-se de aplicativo que auxilia toda a gestão por parte de síndicos, mesmo se o seu condomínio contar com uma administradora.
Conheça a solução digital da Nextin Home para a gestão organizada e transparente de seu condomínio!
Conclusão
A assembleia de condomínio por WhatsApp não pode ser realizada diretamente no aplicativo.
São necessários maiores cuidados, como o uso de uma plataforma de videoconferência e a assinatura eletrônica dos condôminos para validar os votos.
Caso tenha gostado deste artigo, leia também: “Aplicativo para condomínio: benefícios para moradores, porteiros e síndicos”.
Para ler mais dicas e conteúdos relevantes sobre gestão condominial, acompanhe o nosso blog!
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